Şantiyede Malzeme Takibi ve Stok Yönetimi

Malzeme takibi neden önemli

İnşaatta maliyetin büyük kısmı malzemeye gider ve malzeme sorunları iki yönde ortaya çıkar. Eksik olursa ekip bekler, fazla olursa para depoda yatar ve açıkta kalan malzeme zarar görür. Ayrıca kaç torba çimentonun nereye gittiğini bilmeyen bir şantiyede fire ile kayıp birbirinden ayrılamaz.

Takip için büyük bir sistem şart değildir; ama aynı soruya her zaman aynı yerden cevap verebilmek gerekir: ne kadar sipariş ettik, ne kadar geldi, ne kadar kullandık, depoda ne kadar kaldı. Aşağıdaki akış küçük bir konut şantiyesinde de büyük bir sitede de aynıdır.

Akış: satın almadan sayıma

1. Satın alma: ihtiyaç belirlenir, tedarikçiden sipariş verilir. Bu aşamada henüz depoda malzeme yoktur, yalnızca beklenen miktar vardır.
2. Teslim alma: malzeme geldiğinde irsaliyeye göre miktar ve cins kontrol edilir, eksik ya da hasarlı olan ayrı not edilir.
3. Depolama: malzeme cinsine uygun şekilde (nemden, güneşten, çalınmadan korunacak biçimde) yerleştirilir.
4. Kullanım: işe çıkan malzeme hangi alana, hangi iş için verildiyse kaydedilir.
5. Fire ve kayıp: kırılan, artan, bozulan ya da kaybolan malzeme ayrıca yazılır.
6. Sayım: belirli aralıklarla depodaki fiili miktar sayılır ve kayıttaki miktarla karşılaştırılır.

Birim dönüşümü: sipariş bir birimle, kullanım başka birimle

Malzeme tedariği ile sahadaki kullanım çoğu zaman farklı birimlerde yürür. Demir tonla ya da çubuk olarak alınır, ama projede metre ve çap olarak geçer. Çimento torba olarak gelir, harç hesabı kilo ya da hacim üzerinden yapılır. Tuğla palet olarak teslim alınır, duvarda adet ya da metrekare olarak hesaplanır. Dönüşüm hatası stok kaydını gerçeğin çok uzağına götürür.

Demir örneği üzerinden gidelim. Çap farklı olduğunda aynı boydaki çubuğun ağırlığı da değişir. Yaklaşık hesapta çapın karesini 162'ye bölmek kilogram/metre değerini verir. Örnek olarak 12 mm çaplı bir demirin metre ağırlığı yaklaşık 144 bölü 162, yani 0,89 kg olur; 12 metrelik bir boy yaklaşık 10,7 kg çeker. Bu rakamlar örnektir; siparişte tedarikçinin irsaliyedeki fiili ağırlığı ve toleransı esas alınır.

Stok tablosu nasıl okunur

Basit bir stok tablosu her malzeme için dört sütun taşır: giren, çıkan, fire ve kalan. Kalan miktar kayıtlardan hesaplanır; sayımda bulunan miktar farklıysa fark yazılır ve sebebi araştırılır. Aşağıda uydurma örnek değerlerle bir çimento hareketi görülüyor.

Fire, kayıp ve sayım

Fire her şantiyede vardır: kesilen seramik, artan demir parçaları, kırılan tuğla. Sorun fire olması değil, fire ile kaybın aynı kalemde toplanmasıdır. Fire iş sürecinin doğal sonucu olarak ayrı yazılırsa, beklenen oranın üstüne çıkan değerler fark edilir. Kayıp ise nedeni bilinmeyen eksiklik olarak ayrı tutulmalıdır.

Sayım, ay sonunu beklemeden yapılırsa işe yarar. Her hafta kritik malzemelerde (demir, çimento, tuğla, seramik) kısa bir sayım, büyük farkların erken görülmesini sağlar. Fark çıkan malzeme için kimin teslim aldığı, kimin kullandığı ve en son ne zaman sayıldığı sorulur. Sayım farkı kayda geçmeden stok düzeltilmemelidir; yoksa sorun görünmez hale gelir.

Depo düzeni ve teslim alma disiplini

Kayıt ne kadar iyi olursa olsun, depo düzensizse sayım tutmaz. Malzemeyi cinsine göre ayırın, ürün etiketlerini görünür bırakın, nemden korkan malzemeyi (çimento, alçı, yapıştırıcı) zeminden kaldırın ve kapalı tutun. Depoya giriş çıkışı bir kişide toplamak, özellikle büyük şantiyelerde kaybı belirgin biçimde azaltır; çünkü hesap soracak tek muhatap olur.

Teslim alırken de aynı disiplin geçerlidir. Kamyon boşaltılırken irsaliyedeki miktar sayılır, ürün cinsi ve ebadı siparişle karşılaştırılır, hasarlı ya da yanlış gelen malzeme irsaliyenin üzerine not edilir ve mümkünse fotoğraflanır. Tedarikçiyle sonradan yapılacak her görüşme bu nota dayanır. Teslimi imzalayan kişinin malzemeyi bilen biri olması önemlidir; şoförün ya da yoldan geçen bir işçinin imzası kayda güvence vermez.

Minimum stok ve sipariş zamanı

Minimum stok, bir malzemenin altına düşmemesi istenen seviyesidir. Hesabı basittir: günlük ortalama tüketim ile tedarik süresini çarpın, üzerine küçük bir güvenlik payı ekleyin. Tedarik süresi uzun olan kalemlerde (özel ebatlı doğrama, özel seramik) eşik yüksek, her gün kolay bulunan kalemlerde düşük tutulur.

Konntaq'ta nasıl yapılır

Konntaq'ta malzeme kataloğu yaklaşık beş yüz kalemden oluşur. Her kalemin stok birimi, seçilebilir birimleri ve paketleri tanımlıdır. Demir her çap için ayrı kalemdir (d²/162 kg/m ve 12 m boy mantığıyla), tuğla, bims ve gazbeton kalınlık seçimiyle gelir, seramik ebada göre seçilir. Birim dönüşümü otomatiktir; örneğin bir palet kaç adet ediyorsa uygulama kendisi hesaplar. Hazır beton stoksuzdur, teslim kullanım sayılır.

Satın alma ve teslim akışında satın alma kaydı stoğa etki etmez; yalnız müteahhit, müellif ve sorumlu girebilir. Teslim alma satın almaya bağlıdır, kısmi teslimler mümkündür, kalan miktar açık satın alma olarak görünür ve satın alma kapatılabilir. Depoya iade stoğu artırır.

Stok defteri hareketleri satın alma, teslim, kullanım, fire, kayıp, iade ve sayım olarak tutar. Sayım farkı onay ister ve müteahhit, müellif ya da sorumlu onaylar. Stok seviyesi Yeterli, Azalıyor ve Kritik olarak gösterilir; eşikler malzeme başına belirlenir. Kapsam bina geneli, kat veya daire olabilir. Bir iş yapıldığında beklenen tüketim (norm ile metrajın çarpımı) için stoktan düş önerisi çıkar.