Şantiye defteri nasıl tutulur?

Şantiye defteri nedir, neden tutulur?

Şantiyede o gün ne olduğunu hatırlamak kolay görünür. Üç ay sonra "beton o gün mü döküldü, yağmur yüzünden mi ertelendi" sorusu geldiğinde ise kimse kesin konuşamaz. Şantiye defteri bu soruya tarihli cevap verir. Müteahhit, şantiye şefi, yapı denetim ve idare arasındaki yazılı iletişimin ortak kaydıdır.

Defterin üç pratik işi var. Birincisi iş ilerlemesini belgelemek: hangi gün hangi kalemde kaç kişi çalıştı. İkincisi talimatları kayda geçirmek: denetçi, müellif veya idare bir şey istediğinde bunun tarihi ve kimden geldiği. Üçüncüsü sorunları ve mücbir sebepleri belgelemek: yağış, malzeme gecikmesi, proje belirsizliği, iş kazası. Süre uzatımı, hakediş itirazı ve sorumluluk tartışmalarında bu kayıtlara bakılır.

Hangi defterler birbirine karışıyor?

Sahada "defter" denince farklı şeyler kastediliyor. Yapı denetimine tabi işlerde denetim kuruluşunun kullandığı kayıtlar, iş güvenliği ile ilgili belgeler, ihale işlerinde idarenin istediği şantiye defteri ve müteahhidin kendi günlük notları bir arada anılıyor. Bunların adı, şekli ve kimin imzalayacağı işin türüne ve sözleşmesine göre değişir.

Deftere ne yazılır?

İyi bir günlük kayıt kısa, tarihli ve ölçülebilir olur. "Çalışıldı" yazmak yetmez. Hangi blokta, hangi kalemde, kaç kişiyle çalışıldığı görünmeli.

• Tarih, gün ve hava durumu (yağış, rüzgar, sıcaklık; iş durdu mu).
• Çalışan sayısı: ekip bazında, kaç kişi geldi, kaç kişi gelmedi.
• Yapılan işler: blok, kat veya daire ve iş kalemi (ör. 3. kat döşeme kalıbı, 2 numaralı daire alçı).
• Gelen ve kullanılan malzeme: hangi irsaliye, ne kadar, nereye.
• Kullanılan makine ve ekipman, arızalar.
• Gelen ziyaretçi ve denetimler: kim geldi, ne tespit etti.
• Verilen ve alınan talimatlar: kimden, ne istendi.
• Sorun, kaza, ramak kala olayı ve mücbir sebep: ne oldu, hangi iş durdu.
• Beton döküm, numune, test gibi kritik işlemler.

Kim yazar, kim imzalar?

Genel uygulamada günlük kaydı şantiye şefi yazar ve doğruluğundan sorumludur. Denetçi veya idare temsilcisi kendi talimatını deftere yazar ya da yazdırır. Müteahhit veya yetkilisi kayıtları görür, itirazı varsa yazılı olarak ekler. Kimin hangi sayfaya imza atacağı sözleşmede ve ilgili yönetmelikte netleşir. Bu kısmı şantiye kurulmadan önce belirleyin, sonradan "o kaydı kim yazdı" tartışması çıkmasın.

Pratikte bir sorun şu: şef gün içinde sahada koşturur, akşam deftere oturduğunda gün boyu olanları hatırlayamaz. Kısa saha notlarını gün içinde alıp akşam deftere geçirmek, hafızaya güvenmekten çok daha güvenilir sonuç verir.

Adım adım günlük kayıt düzeni

1. Sabah sahaya girişte tarih, hava ve gelen ekip sayısını not edin.
2. İş başlarken o gün planlanan kalemleri yazın (blok, kat, kalem).
3. Gün içinde gelen malzemeyi irsaliye numarasıyla kaydedin, fotoğrafını çekin.
4. Talimat veya denetim olduysa saatini ve kimden geldiğini işleyin.
5. Sorun çıkarsa o an yazın: hangi iş durdu, neden, kim bilgilendirildi.
6. Akşam notları deftere geçirin, imzalatılması gereken kayıtları imzalatın.
7. Hafta sonu kayıtları gözden geçirin, eksik gün veya boş satır kalmasın.

Örnek günlük kayıt

Sık yapılan hatalar

Konntaq'ta nasıl yapılır, neresine kadar yeter?

Konntaq resmi şantiye defterinin yerine geçmez ve e-defter ya da YAPS gibi resmi bir sistemle entegre değildir. Sahadaki günlük kayıtların büyük kısmını ise dijital ve tarihli olarak topladığı için, deftere geçirilecek ham bilgiyi hazır hale getirebilir.

• Ustalar işi fotoğraf, belge ve konumla gönderir; yetkili onaylar veya gerekçeyle geri gönderir. Bkz. saha onayı.
• Bir iş engellenince kategori ve açıklamayla sorun vakası açılır, cevaplar vakaya bağlanır, çözülünce kapatılır. Bkz. sorun takibi ve sohbet.
• Sabah ve öğleden sonra özetleri ile olay bildirimleri, günün akışını kısa okumanızı sağlar. Bkz. bildirimler ve günlük özet.
• Her kayıt kim, ne zaman, ne yaptı bilgisiyle saklanır; deftere geçirirken bu kayıtlara bakabilirsiniz.

Kısacası: resmi defteri kâğıtta veya mevzuatın istediği sistemde tutmaya devam edersiniz, Konntaq o defteri doldurmak için gerekli kanıtlı ham veriyi sahadan toplar. Ayrıntı için nasıl çalışır sayfasına bakabilirsiniz.